Privacy notice
1. Verantwortliche
Gemeinsam verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung sind:
Evangelisches Klinikum Bethel (EvKB) Schildescher Straße 99, 33611 Bielefeld
Universitätsklinikum OWL der Universität Bielefeld Universitätsstraße 25, 33615 Bielefeld
CIDBN – Göttingen Campus Institut für Dynamik biologischer Netzwerke Georg-August-Universität Göttingen
In Kooperation mit:
Avor Medical Intelligence UG (haftungsbeschränkt) In der Lake 5b, 33739 Bielefeld E-Mail: info@avor.med
Bei Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung wenden Sie sich bitte an: info@avor.med
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Symposiums.
3. Registrierung und Veranstaltungsmanagement über Indico
3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung nutzen wir die Open-Source-Software Indico, die auf einer Instanz der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG) betrieben wird (events.gwdg.de).
Im Rahmen der Registrierung werden folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:
• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Institutionelle Zugehörigkeit (Affiliation)
• Ggf. akademischer Titel und Position
• Ggf. Angaben zur gewählten Registrierungsoption (z. B. Präsenz- oder Online-Teilnahme)
3.2 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Erfüllung eines Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Durchführung der Veranstaltung).
3.3 Auftragsverarbeitung durch die GWDG
Die GWDG betreibt die Indico-Instanz als technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO). Die Daten werden auf Servern der GWDG in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Die GWDG unterliegt den datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Landes Niedersachsen.
Verantwortlicher für die Indico-Plattform: Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG), Am Faßberg 11, 37077 Göttingen. Datenschutzbeauftragter der GWDG: datenschutz@gwdg.de. Weitere Informationen:
https://events.gwdg.de/privacy
3.4 Registrierung und Authentifizierung
Für die Anmeldung als Teilnehmerin bzw. Teilnehmer am Symposium ist kein eigenes Benutzerkonto (weder bei Indico noch bei der Academic Cloud) erforderlich. Die Registrierung erfolgt über ein öffentlich zugängliches Registrierungsformular auf der Indico-Veranstaltungsseite, in dem die unter Abschnitt 3.1 genannten Daten erhoben werden.
Lediglich für die administrative Verwaltung der Veranstaltung (z. B. Erstellung und Bearbeitung des Programms, Verwaltung von Beiträgen) ist ein Zugang über die Academic Cloud (academiccloud.de) oder über einen föderierten Login (z. B. über die eigene Hochschule oder ein DARIAH-Konto) erforderlich. Die dabei verarbeiteten Authentifizierungsdaten unterliegen den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Identitätsanbieters.
3.5 Speicherdauer
Die im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten werden für die Dauer der Veranstaltungsvorbereitung und -durchführung gespeichert. Nach Ende der Veranstaltung werden die Daten spätestens nach 12 Monaten gelöscht, sofern keine weitergehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
4. Daten von Beteiligten (Referentinnen und Referenten)
Personen, die als Referentinnen bzw. Referenten, Sitzungsleitung (Convener) oder in einer sonstigen inhaltlichen Rolle am Symposium mitwirken, werden in Indico als sogenannte „Beteiligte“ (Event Persons) geführt.
Folgende Daten werden dabei verarbeitet:
• Vorname und Nachname
• Akademischer Titel
• Institutionelle Zugehörigkeit (Affiliation)
• E-Mail-Adresse
• Titel des Vortrags bzw. Beitrags
Diese Daten werden im Veranstaltungsprogramm und im öffentlich zugänglichen Zeitplan (Timetable) auf der Indico-Veranstaltungsseite angezeigt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitwirkung an der Veranstaltung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der transparenten Kommunikation des Veranstaltungsprogramms).
5. Foto- und Videoaufnahmen, Publikationen und Pressemitteilungen
5.1 Dokumentation der Veranstaltung
Während des Symposiums können Foto- und Videoaufnahmen zu Dokumentationszwecken sowie zur Öffentlichkeitsarbeit angefertigt werden. Diese Aufnahmen können in folgenden Zusammenhängen verwendet werden:
• Berichterstattung über die Veranstaltung auf den Webseiten der Veranstalter und Kooperationspartner
• Pressemitteilungen und Medienbeiträge
• Wissenschaftliche Publikationen im Zusammenhang mit der Veranstaltung
• Social-Media-Kanäle der Veranstalter
• Interne Berichte und Dokumentationen
5.2 Rechtsgrundlage
Soweit Aufnahmen im Rahmen der allgemeinen Veranstaltungsdokumentation erstellt werden (z. B. Übersichtsaufnahmen des Veranstaltungsraums), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Öffentlichkeitsarbeit).
Für Aufnahmen, die einzelne Personen gezielt erkennbar zeigen (z. B. Porträtaufnahmen, Aufnahmen während eines Vortrags), wird Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingeholt. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
5.3 Veröffentlichung von Namen und Affiliationen
In Publikationen, Pressemitteilungen und Tagungsberichten können die Namen, akademischen Titel und institutionellen Zugehörigkeiten der Referentinnen und Referenten sowie ggf. der Teilnehmenden genannt werden, soweit dies für die Berichterstattung über die Veranstaltung erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der transparenten Darstellung wissenschaftlicher Veranstaltungen und der Förderung des wissenschaftlichen Austauschs.
5.4 Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten in Foto- und Videoaufnahmen sowie in Publikationen und Pressemitteilungen jederzeit zu widersprechen. Bitte wenden Sie sich hierfür an info@avor.med. Bereits veröffentlichte Inhalte werden im Rahmen des technisch Möglichen entfernt.
6. Newsletter (optional)
Im Rahmen der Registrierung besteht die Möglichkeit, sich freiwillig für den Newsletter der Avor Medical Intelligence UG (haftungsbeschränkt) anzumelden. Die Anmeldung erfolgt durch Auswahl der entsprechenden Option im Registrierungsformular auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wenn Sie sich für den Newsletter anmelden, werden folgende Daten aus dem Registrierungsformular an die Avor Medical Intelligence UG (haftungsbeschränkt), In der Lake 5b, 33739 Bielefeld, als eigenständig Verantwortliche übermittelt:
• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Institutionelle Zugehörigkeit (Affiliation), sofern angegeben
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich dann, wenn Sie im Registrierungsformular aktiv in den Newsletterempfang eingewilligt haben. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Daten an die Avor Medical Intelligence UG weitergegeben.
Für die weitere Verarbeitung der übermittelten Daten im Rahmen des Newsletterversands ist die Avor Medical Intelligence UG eigenständig verantwortlich. Es gilt die Datenschutzerklärung der Avor Medical Intelligence UG:
https://avor.med/datenschutz.html
Die Einwilligung zum Newsletterempfang und zur Übermittlung der genannten Daten kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Abmeldelink ist in jeder Newsletter-E-Mail enthalten. Alternativ können Sie den Widerruf per E-Mail an info@avor.med erklären.
7. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn:
• dies ist zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich,
• die Weitergabe erfolgt an die GWDG als Auftragsverarbeiter im Rahmen des Betriebs der Indico-Plattform (siehe Abschnitt 3.3),
• die Weitergabe erfolgt an die Avor Medical Intelligence UG im Rahmen der Newsletter-Anmeldung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (siehe Abschnitt 6),
• Sie haben in die Weitergabe anderweitig ausdrücklich eingewilligt, oder
• die Weitergabe ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich und es überwiegen nicht Ihre schutzwürdigen Interessen.
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.
8. Ihre Rechte
Ihnen stehen gemäß der DSGVO folgende Rechte zu:
• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern diese auf berechtigten Interessen basiert.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an info@avor.med.
9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für die Veranstalter zuständigen Aufsichtsbehörden sind:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (für das EvKB, das Universitätsklinikum OWL und die Avor Medical Intelligence UG) Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Landesbeauftragter für den Datenschutz Niedersachsen (für das CIDBN / Georg-August-Universität Göttingen sowie die GWDG) Prinzenstraße 5, 30159 Hannover E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung der Veranstaltungsplanung oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung kann auf der Veranstaltungsseite abgerufen werden.